Tais problemas não são inevitáveis a não ser que líderes de equipe se lembrem de focar em um elemento crítico ao construírem e gerenciarem suas operações virtuais: confiança.
Abaixo, os seis passos que podem impulsionar a confiança em operações distribuídas e equipes virtuais:
1. Crie um espaço para conversações face a face
Até mesmo um “pequeno” contato face a face leva um tempo até criar confiança entre os membros da equipe. Por esta razão, Margaret Neale, professora da Stanford Graduate School of Business, recomenda fortemente uma conversação cara a cara antes de iniciar um trabalho com um time virtual.
Quando o encontro face a face não é possível, Neale sugere criar um “yearbook” para o time, o qual inclui foto e um parágrafo contendo o perfil sobre cada membro da equipe. Compartilhar um pouco de informação sobre os membros da equipe, seus interesses e backgrounds, fornece a eles um pouco de senso de mesma direção quando se comunica por telefone ou e-mail – importante para o desenvolvimento do rapport, o qual deve ser o primeiro passo para construir a confiança.
2. Deixe claros os objetivos e expectativas
Objetivos e expectativas claros são fundamentais para construir e manter a confiança. “Em sua primeira reunião, você deve ter uma discussão explícita sobre o que você espera como comprometimento e como você irá trabalhar para obtê-lo”, afirma Neale. “A equipe pode lidar com a divergência sem detonar a confiança se todos possuírem o mesmo objetivo.”
3. Torne o trabalho visível
Outro empecilho para a confiança ocorre quando os membros da equipe não sabem se os colegas distantes estão cuidando do negócio. Ton Heijmen, conselheiro sênior de outsourcing e offshoring para o The Conference Board, diz que uma das companhias com as quais trabalha criou seu próprio software colaborativo para gerenciar os projetos de outsourcing. Este ambiente inclui passos detalhados que podem ser verificados pelos funcionários de vários níveis na medida em que o projeto avança.
Mas isto não se trata apenas de progresso na área de documentação: o software provê espaço para os usuários aprenderem e as melhores práticas adotadas em cada atividade. Assim, os membros da equipe podem ajudar-se uns aos outros, de forma a alcançarem a melhor performance.
4. Forneça feedback contínuo
Gerentes que são percebidos como justos e confiáveis são geralmente aqueles que fornecem feedback sobre o desempenho dos subordinados. Assim como sua equipe que você encontra nos corredores, sua equipe virtual também precisa de inputs freqüentes sobre como está o desempenho.
George Valaika, diretor de geosourcing dos serviços de RH da Accenture, faz um esforço especial para fornecer feedback ao time de offshore – tanto bom quanto ruim. “E-mails que dizem: ‘Tivemos uma semana excelente’ ou ‘Grande trabalho ao solucionar esta questão’ ficam aquém do estabelecimento da confiança e bons relacionamentos. Quando as coisas não funcionam, tenha a certeza de que o feedback também seja realizado”, aconselha.
5. Faça questão de mostrar a competência de cada membro da equipe
Quando se gerencia um time virtual, deve-se ter a certeza de que cada membro da equipe tenha clara compreensão de seu papel assim como dos papéis de seus colegas de equipe. Você deve, ainda, ter especial atenção em ressaltar as competências individuais para o restante da equipe. Acreditar na competência de cada um dos membros da equipe é um componente importante para o estabelecimento da confiança, afirma Neale.
6. Incentive o entendimento cultural
Quando se está gerenciando equipes a distância, diferenças culturais e de idiomas sobressaem-se. E quando essas diferenças não são endereçadas e compreendidas, é muito fácil colocar em cheque a confiança entre os colegas virtuais.
Por exemplo, Valaika recentemente foi abordado pelo time local que ficou perplexo com a mensagem espiritual ao final de um e-mail, enviado por um colega da Índia. “Eu expliquei que a cultura indiana tende a ter mais abertura sobre a vida espiritual”, ele disse. “Então, discutimos se a mensagem casou mal a alguém ou interrompeu questões relacionadas ao negócio da empresa. Como líder, é meu trabalho promover um ambiente de compreensão.”
Durante suas reuniões com as operações de offshore, Valaika pede aos outros que diminuam a velocidade ou que repitam o que disseram quando ele não compreende o que estão dizendo. “Quantos mais freqüentemente você faz isso, menos os outros se sentirão envergonhados de perguntar sobre algo que não está claro”, aconselha.
Fonte: Harvard Business Publishing
